El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización.
INTRODUCCIÓN
Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administración, métodos de costeo y control, aspectos éstos que se esbozarán en la presente investigación.
Administración de Inventarios
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.
La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:
1) Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.
2) En qué momento debe producirse el inventario.
3) ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y
4) ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?
La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.
El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:
Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
Peligro de obsolescencia.
La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y
Minimizar la inversión en inventarios.
Análisis del Inventario - Nivel Óptimo de Inventario
Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.
Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen.
Nivel Óptimo de Inventario:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima inversión.
Existen diferentes áreas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios:
Al momento de fijar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, la empresa tendrá que tener en cuenta diversos factores:
1. Ritmo de los consumos: a través de la experiencia determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año:
Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera.
Estacionales: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta.
Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales.
Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables.
2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.
3. Carácter perecedero de los artículos: La duración de los productos es fundamental para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en bodega.
4. Tiempo de respuesta del proveedor:
Abastecimiento instantáneo: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos
5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podrá mantener más o menos unidades en inventario. Alternativas:
• Alquiler de bodegas.
• Pactos con proveedores para suministros periódicos.
6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.
• Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.
• Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.
7. Costos asociados a mantener el inventario:
• Manejo
• Seguros
• Depreciación
• Arriendos
8. Protección:
• Contra posible escasez del producto.
• Contra demanda intempestiva.
• Contra aumentos de precios.
9. Riesgos incluidos en los inventarios:
• Disminución de precios.
• Deterioro de los productos.
• Pérdidas accidentales y robos.
• Falta de demanda.
Técnicas de Administración del Inventario
Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:
• EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS: Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.
Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.
• DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN: Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a través de programas de computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisición viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas.
Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:
• Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.
• Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.
• EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS: La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.
• CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO: En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de éste tipo.
Costos del Inventario. Métodos de Costeo
Artículos idénticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En consecuencia, el problema a encarar, es el determinar qué costos son aplicables a los artículos que se han vendido y qué costos deben asignarse a los artículos que quedan en el inventario. La mayoría de los métodos aceptables para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al inventario se basan en hipótesis relativas a:
• La corriente de las mercancías, por ejemplo, la hipótesis de que las mercancías se venden en el orden en que se compran o producen; ó
• La corriente de los costos, por ejemplo, la hipótesis de que a las mercancías vendidas les son aplicables los costos más recientes, y que los costos más antiguos son aplicables a las mercancías en existencia.
A continuación se hace una breve reseña de los métodos para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al inventario:
1. Método de “Identificación Específica”
Premisa: Si los artículos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u órdenes de producción específicas, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas o los registros de costos.
Este método exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión y determinarse sus costos con exactitud. Si bien este método parece tener excelente fundamento lógico, a menudo su aplicación es imposible o impracticable.
2. Método “Precio de la última factura”
Con este método se usa el costo aplicable a la última operación de compra para valorar toda la cantidad del artículo que hay en el inventario.
Supongamos con fines ilustrativos, la siguiente información sobre el inventario inicial, las compras y el inventario final de la Empresa XYZ:
** Hay 200 unidades en el inventario final.
Según el método en estudio, se aplicaría el precio de Bs.F 1,30 a las 200 unidades del inventario final, es decir, el resultado es Bs.F. 260,00.
Si hay una rápida rotación física de las existencias en la operación normal del negocio y los artículos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio de la última factura puede producir resultados bastante aproximados a los que se logran por el método de identificación específica, con mucho menos trabajo de oficina.
3. Método del Promedio Simple
Premisa: El promedio aritmético simple de los precios por unidad se determina sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y dividiendo el total así obtenido entre el número de compras más 1 (por el inventario inicial).
Usando los mismos datos del ejemplo anterior, el costo unitario medio simple y la valoración del inventario se calcularían como sigue:
Valuación del Inventario: 1,17 x 200 = Bs.F 234,00
Este método es ilógico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeñas se les da la misma ponderación en cálculo.
4. Método del Promedio Ponderado
Premisa: El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más las del inventario inicial, determinándose un costo unitario medio ponderado.
Aplicando este método, al mismo ejemplo que venimos citando, produce una valuación que se calcula de la siguiente manera:
Costo total = Bs.F 940,00
Total Unidades = 800
Costo Unitario = 940 / 800 = 1,175
Valuación del Inventario = 1,175 x 200 = Bs.F 235,00
Este método es teóricamente ilógico porque se basa en la hipótesis de que todas las ventas se efectúan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los inventarios contendrán siempre algunas unidades de las compras más antiguas – supuestos que son contrarios al procedimiento ordinario de la compra – venta.
Como los costos determinados por este método son afectados tanto por las primeras compras como por las últimas compras del ejercicio, puede mediar un retraso considerable entre los costos de compra y las valuaciones del inventario. Así, en un mercado en alza, los costos medios ponderados por unidad serán inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los costos medios ponderados excederán de los costos corrientes.
5. Método del Promedio Móvil o Movible
Puede usarse este método cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y se calculan nuevos costos unitarios medios después de cada compra. El costo de cada venta se determina con el promedio obtenido después de la última compra, y la valuación del inventario resultante es a base del costo unitario del promedio móvil.
Este método está sujeto a la misma objeción teórica aplicada al promedio ponderado. Hay implícito en este método el supuesto de que cada venta consiste en parte en mercancías de todas las compras precedentes, lo que es contrario al procedimiento general de la compra venta.
Continuando con el mismo caso de la Empresa XYZ, se muestra seguidamente la aplicación del método del promedio móvil ponderado o movible:
6. Método “Primero en entrar, primero en salir” (PEPS)
Este método se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artículos: se considera que la existencia de éstos corresponde a las últimas compras.
La hipótesis de que las existencias más antiguas son las que salen primero, concuerda generalmente con la política adecuada de manejas las mercancías. Aunque existen sus excepciones, por ejemplo: el primer carbón vaciado en la pila de una carbonería será el último que se venda.
Este método también se ha considerado conveniente porque produce una valuación del inventario más en concordancia con la tendencia de los precios; como el inventario se valora a los costos más recientes, los precios siguen la tendencia del mercado.
El método PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios perpetuos; únicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas más recientes por cantidades suficientes para igualar el número de unidades del inventario.
Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la distribución del inventario de mercancías, valoradas a través del método PEPS:
7. Método “Último en entrar, primero en salir” (UEPS)
El método últimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Al usar la expresión “último en entrar, primero en salir” no se hace referencia al supuesto concerniente al movimiento de los artículos, sino más bien al supuesto del movimiento de los costos.
Los defensores del método sostienen que durante los períodos o ejercicios de costos y precios cambiantes se producen estados de resultados más expresivos si se aplican los costos corrientes a las ventas, lográndose una mejor asociación de gastosa e ingresos.
El método se ilustra a través del siguiente ejemplo:
Supongamos que una compañía vende una unidad de artículo cada año. Al principio del primer ejercicio compro una unidad en Bs. F 1,00 y la marcó para ser vendida en Bs. F 1,50, considerando una utilidad bruta de Bs. F 0,50 (para cubrir gastos y obtener la ganancia deseada). Antes de hacer cualquier venta la compañía compro una segunda unidad en Bs. F 1,05 y elevó el precio de venta a Bs. F 1,55. Vendió una unidad en Bs. F 1,55.
Por el método PEPS la utilidad bruta se habría calculado de la siguiente manera:
Venta Bs. F 1,55
Costo de Venta Bs. F 1,00
Utilidad Bruta en Venta Bs. F 0,55
El inventario se valoraría a un costo de Bs. F. 1,05
Por el método UEPS la utilidad bruta se calcula así:
Venta Bs. F 1,55
Costo Corriente de Venta Bs. F 1,05
Utilidad Bruta en Venta Bs. F 0,50
El inventario se valoraría a un costo de Bs. F. 1,00
Control Interno de los Inventarios
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Seguidamente se define cada una de estas funciones:
• PLANEAMIENTO: La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
• COMPRA U OBTENCIÓN: En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
• RECEPCIÓN: Es responsable de las siguientes acciones:
o La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
o La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación de los materiales.
o La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
• ALMACENAJE: Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
o Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correctas.
o Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
o Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
• PRODUCCIÓN: Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:
o La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
o Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de producción.
• EMBARQUES: Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
• CONTABILIDAD: Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
CONCLUSIONES
En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cuál es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.
La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.
La eficiencia del proceso de administración de un sistema de inventarios, es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
